Các hàm Excel trong quản lý kho

Các hàm Excel trong quản lý kho đã trở thành người bạn đắc lực hỗ trợ công việc tính toán siêu hiệu quả. Tính toán kho nếu sai sót có thể dẫn đến những hệ quả khó xử lý. Nếu bạn chưa biết những hàm Excel này thì phải đọc ngay bài viết sau.

1. Ưu điểm khi sử dụng các hàm Excel trong quản lý kho đơn giản

Sử dụng các hàm Excel trong quản lý kho đơn giản với những ưu điểm sau:

• Hoàn toàn miễn phí.
• Linh hoạt: Bạn có thể thêm hàng và cột theo cách thủ công để quản lý theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
• Lưu trữ đám mây trên OneDrive hoặc Google Drive cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa hoặc tự động cập nhật các thay đổi.
• Sử dụng tốt các công thức, hàm tính toán giúp bạn có cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh.

2. Khó khăn khi dùng excel đơn giản để quản lý kho

• Không thể quản lý đồng bộ nhiều kho nếu cửa hàng có nhiều chi nhánh, nhiều đại lý.
• Khó khăn trong việc tìm kiếm sản phẩm một cách nhanh chóng.
• Không quản lý được lượng lớn dữ liệu
• Không được phép phân quyền cho nhân viên thao tác trên các tệp dữ liệu.
• Tính bảo mật thông tin không được cao.

3. Các hàm Excel trong quản lý kho

3.1. Hàm đếm COUNT

Thay vì đếm thủ công số lượng hàng hóa và dữ liệu, bạn có thể sử dụng hàm = COUNT. Ví dụ: nếu bạn cần đếm các ô từ B1 đến B10, hãy nhập = COUNT (B10: B10).

3.2. COUNTIF với các điều kiện cụ thể

Để đếm các ô dựa trên một điều kiện cụ thể (ví dụ: lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm COUNTIF sau.

3.3. Hàm COUNTIFS với nhiều điều kiện

Để đếm các ô dựa trên nhiều điều kiện (ví dụ: màu xanh lục và lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm COUNTIFS sau:

3.4. Hàm tính tổng – các hàm excel trong quản lý kho

Thay vì ngồi đếm, bạn sử dụng hàm này để tính toán, tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. = SUM (số 1, số 2,…)

3.5. Hàm tính tổng SUMIFS với nhiều điều kiện

Để tính tổng các ô dựa trên nhiều điều kiện (ví dụ: xanh lam và xanh lục), hãy sử dụng hàm SUMIFS sau. Đối số đầu tiên là phạm vi bảng tính cần được tính tổng.

3.6. Hàm AVERAGE – Hàm trung bình

Giúp bạn tính toán nhanh hơn nếu số phần tử trong dãy lớn và dài. Sử dụng với cú pháp = AVERAGE (Number1, [Number2], [Number3],…)

3.7. Hàm SUMPRODUCT tổng chi phí sản phẩm

Để tính tổng sản phẩm dựa trên số lượng và giá tương ứng cho từng sản phẩm trong một hoặc nhiều phạm vi, hãy sử dụng = SUMPRODUCT

3.8. Các hàm ngày

Các hàm năm/tháng/ngày

Để nhập được ngày tháng trong Excel, bạn sử dụng “/” hoặc “-“. Để nhập thời gian, hãy sử dụng “:” (dấu hai chấm). Bạn cũng có thể nhập ngày và giờ vào cùng một cột.

Để lấy năm trong ngày, bạn sử dụng hàm YEAR. Tương tự như lấy tháng bằng hàm MONTH và lấy ngày bằng hàm DATE. Công thức = YEAR (cột chứa năm sẽ lấy).

Hàm DATE

Để thêm số ngày vào ngày, chỉ cần sử dụng công thức chỉ cần lấy ô chứa ngày + với số ngày bạn muốn thêm, như ví dụ dưới đây:

Để thêm số năm, tháng và ngày, bạn sẽ phải sử dụng hàm DATE. Công thức = DATE (YEAR (ô chứa ngày gốc) + số năm cần thêm, MONTH (ô chứa ngày gốc) + số tháng cần thêm, DAY (ô chứa ngày gốc) + số ngày cần thêm).

3.9. Hàm tra cứu vlookup – các hàm excel trong quản lý kho

Không giống như hàm if, hàm vlookup còn được gọi là hàm tham chiếu cột. Nó sẽ lấy thông tin từ bảng phụ với điều kiện tìm kiếm trong bảng chính để điền vào một cột nào đó của bảng chính nếu điều kiện tìm kiếm được đáp ứng. Cú pháp = VLOOKUP (ô chứa giá trị tra cứu, không gian bảng chứa giá trị tra cứu và trả về, cột chứa giá trị trả về)

Ví dụ cơ bản về hàm vlookup: Vui lòng nhập tên vào cột tên hàng dựa trên ký tự cột của hàng mã lấy tham chiếu từ bảng phụ. Việc nắm vững các chức năng cơ bản trong excel sẽ giúp bạn quản lý kho và cửa hàng hiệu quả hơn.

Nếu phương pháp quản lý truyền thống sử dụng sổ sách, excel mất nhiều thời gian, không tránh khỏi nhầm lẫn. Các chủ cửa hàng tham khảo phần mềm quản lý bán hàng tự động tính toán hàng tồn kho, doanh thu, lợi nhuận một cách chính xác.

Thủ thuật máy tính sẽ giúp cho việc tính toán của bạn trở nên đơn giản, nhanh và hiệu quả nhất. Và đó là các hàm Excel trong quản lý kho bạn nên áp dụng khi làm việc. Nếu như biết cách, công việc của bạn sẽ trở nên trơn tru, chính xác, dễ dàng hơn. Hãy từ từ ghi chú và học hỏi các hàm này. Chắc chắn bạn sẽ nhận thấy hiệu suất công việc tăng lên đáng kể!