Giới thiệu bộ Microsoft Office

Microsoft Office là bộ công cụ giúp tăng hiệu quả của các công việc văn phòng trên máy tính. Bộ công cụ này đã hỗ trợ cho hàng triệu người người không chỉ nhân viên văn phòng mà cả học sinh, sinh viên trên thế giới. 

Tuy cái tên Microsoft Office  đã trở nên gần gũi với nhiều người nhưng chắc chắn không phải ai cũng có thể biết rõ các đặc điểm, lợi ích của từng ứng dụng trong đó. Chúng gồm những phần mềm gì? Những ưu điểm nổi bật của từng phần mềm này là gì? Hãy cùng laptop Tường Chí Lâm tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nhé!

Giới thiệu về Microsoft Office

Microsoft Office hay còn được gọi ngắn gọn là Office là bộ phần mềm chứa các ứng dụng văn phòng. Sản phẩm được hãng công nghệ đa quốc gia Microsoft giới thiệu lần đầu vào ngày 1 tháng 8 năm 1988.

Trải qua hơn 30 năm xây dựng và phát triển, các ứng dụng văn phòng của Microsoft luôn được cập nhật, nâng cấp để phù hợp hơn với người dùng, từ đó tối đa hóa hiệu suất làm việc cũng như tính sáng tạo trong các công việc văn phòng.

Trong quá trình học tập cũng như làm việc, kỹ năng sử dụng tin học văn phòng đặc biệt là kỹ năng sử dụng phần mềm Office luôn được mọi người chú trọng. Hầu hết các tác vụ liên quan tới nghiên cứu, học tập hay thao tác văn phòng đều sử dụng phần mềm trong bộ Microsoft Office.

Thậm chí, hướng dẫn sử dụng bộ phần mềm Microsoft Office còn được đưa vào chương trình giảng dạy của nhiều trường đại học, cao đẳng. Bên cạnh đó, sử dụng thành thạo bộ phần mềm Microsoft Office cũng là một trong những tiêu chí đánh giá xét tuyển ứng viên của nhiều công ty, doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Hiện nay, bộ Microsoft Office có thể sử dụng trên cả hai nền tảng Windows và macOS. Không giống như nhiều sản phẩm công nghệ khác khi chỉ có thể chạy trên hệ điều hành Windows hoặc macOS, Ngoài ra, bộ sản phẩm đã có thêm phiên bản hỗ trợ cho người dùng online trên trình duyệt web, nhờ đó mà bộ Microsoft Office ngày càng thông dụng và gần gũi hơn với mọi người.

Có thể bạn đã nghe về cái tên Office 365 và nghĩ rằng nó là tên gọi khác của bộ Microsoft Office. Đây là một quan niệm sai lầm mà rất nhiều người gặp phải. Thực chất, Office 365 chỉ là tên của một dịch vụ đăng ký với mục đích đảm bảo rằng bạn sẽ luôn sở hữu các ứng dụng văn phòng mới nhất từ Microsoft sau khi hãng này cập nhật hoặc tung ra thị trường phiên bản mới.

Yêu cầu cấu hình

Bộ Microsoft Office là sản phẩm dành cho hầu hết mọi máy, vì vậy, nó không yêu cầu cấu hình quá cao. Cụ thể là:

• CPU: 1,6 gigahertz (GHz) trở lên, 2 lõi đối với Windows. Hoặc bộ xử lý Intel đối với macOS.
• RAM: 4GB trở lên đối với cả hai hệ điều hành.
• Ổ cứng: 4GB trở lên đối với Windows và 10GB dung lượng trở lên đối với macOS. Định dạng đĩa cứng là HFS+ (hay còn được gọi là macOS Extended hoặc APFS).
• Độ phân giải màn hình: 1280 x 768 đối với Windows và 1280 x 800 đối với macOS.

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office

Hầu hết các máy ngày nay đều được tích hợp sẵn bộ ứng dụng Microsoft Office. Đặc biệt là các sản phẩm chạy hệ điều hành Windows.

Bộ sản phẩm Microsoft Office có tất cả 5 phần mềm trong đó với những chức năng và tác vụ riêng biệt, phù hợp với từng mục đích sử dụng. Cụ thể là:

Microsoft Word

Đây là phần mềm dành cho các công việc soạn thảo văn bản, viết báo cáo hoặc lưu trữ thông tin dưới dạng ký tự. Microsoft Word là chương trình soạn thảo văn bản cực kỳ phổ biến hiện nay.

Nó phổ biến đến nỗi, việc soạn thảo văn bản bằng Word đã được đưa vào chương trình dạy học của nhiều trường Trung học cơ sở. 

Phần mềm này cho phép người dùng tạo ra các văn bản (text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc phông, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện (multimedia) khác như chèn âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện và đa dạng hơn.

Ngoài ra, phần mềm cũng tích hợp các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng.

Các tập tin của Word thường được lưu dưới với dạng đuôi .doc hoặc .docx và có thể mở rộng thêm thành các định dạng như .txt, .html,…

Excel

Microsoft Excel dành cho các tác vụ cần đến tính toán có sử dụng bảng như kê khai tài chính, báo cáo số liệu, v.v..

Phần mềm này cho phép người dùng tạo ra các bảng tính, cùng các tính năng, công cụ hỗ trợ người dùng tính toán dữ liệu nhanh, chính xác với số lượng gần như không giới hạn lên đến hàng triệu ô tính.

Microsoft Excel gồm nhiều hàm thông dụng như Vlookup, Logic, SUM, AVG ,... cho phép bạn tính toán nhanh chóng mà không cần sử dụng đến máy tính hay bất kỳ thiết bị nào khác hỗ trợ tính toán.

Các kết quả cũng sẽ tự động cập nhật mỗi khi các yếu tố tính toán được thay đổi.

PowerPoint

PowerPoint là ứng dụng giúp các bạn có thể tạo các slide trình chiếu, thuyết trình… Các công việc cần đến phần mềm này có thể kể đến: thiết kế slide, thuyết trình hoặc thậm chí là dựng video dạng slide show.

Ứng dụng thiết kế này hỗ trợ các bạn rất nhiều tính năng như chèn ảnh, chèn âm thanh, vô số hiệu ứng chuyển động. Nhờ đó mà người dùng có thể dễ dàng sáng tạo ra một bài trình chiếu hoàn chỉnh nhất.

OneNote

OneNote được tạo ra với mục đích trở thành một cuốn sổ ghi chép điện tử. Nó lưu giữ mọi thông tin quan trọng từ cuộc sống ở nhà, ở nơi làm việc, ở trường cho đến công viên của bạn.

Trong OneNote, sổ ghi chép của bạn sẽ không bao giờ bị hết giấy. Nhờ các chức năng thông minh, người dùng có thể dễ dàng sắp xếp, in và chia sẻ sổ ghi chép này tới bất cứ ai.

Ngoài ra, chúng có tính năng tìm kiếm nhanh để tìm ra ngay lập tức bất kỳ điều gì bạn muốn. Điều tuyệt vời nhất là, bạn có thể lưu giữ sổ ghi chép của mình trực tuyến và ghi chép mọi thứ từ mọi nơi.

OneDrive

OneDrive là một dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft. Người dùng có thể sử dụng OneDrive để lưu trữ các file, folders, ảnh, video… với trữ lượng cực lớn.

Nhờ khả năng lưu trữ trực tuyến thay vì lưu trữ trên máy tính, các dữ liệu này gần như không thể bị mất. Các bạn có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ dữ liệu được lưu trữ trên OneDrive từ bất kỳ thiết bị nào như điện thoại, máy tính hay máy tính bảng.

Outlook

Microsoft Outlook là một ứng dụng hỗ trợ cho người dùng có nhu cầu cao về cập nhật cũng như gửi thông tin qua email.

Microsoft Outlook cũng có thể hỗ trợ người dùng trong việc quản lý nhiều loại dữ liệu cá nhân khác nhau bao gồm lịch hẹn, nhiệm vụ, danh bạ và ghi chú, v.v..

Laptop Tường Chí Lâm đã giới thiệu cho các bạn về bộ Microsoft Office. Với bộ ứng dụng này, bạn có thể dễ dàng thực hiện cũng như quản lý các công việc văn phòng ở bất cứ nơi đâu.

Hi vọng, với bộ công cụ văn phòng Microsoft Office, công việc của bạn sẽ trở nên thuận tiện hơn, hiệu suất làm việc cũng sẽ cải thiện rõ rệt hơn.